Elis Hariana....Komunikasi Organisasi..

KOMUNIKASI ORGANISASI

                                                                                             by : Elis Hariana(A01001419) 2C

A.     Definisi Komunikasi

Secara sempit komunikasi diartikan sebagai pesan yang dikirimkan seseorang kepada satu atau lebih penerima dengan maksud sadar mempengaruhi tingkah laku penerima.Dalam konteks ini,setiap bentuk komunikasi setidaknya ada dua orang ataulebih yang saling mengirimkan lambang yang memiliki makna tertentu.Lambang tersebut bisa bersifat verbal dalam bentuk kata-kata atau berupa ungkapan nonverbal seperti ekspresi atau ungkapan tertentu dan gerakan tubuh.Sedangkan dalam arti luas komunikasi dideskripsikan sebagai setiap bentuk tingkah laku seseorang baik verbal maupun nonverbal yang ditanggapi orang lain.Komunikasi tidak hanya sekedar wawancara,namun setiap bentuk tingkah laku mengandung ungkapan tertentu yang mengisyaratkan makna tertentu dari proses kominakasi.Ungkapan senada disampaikan oleh Ross (1974) “ a transaction process involving a cognitive sorting,selecting,and sending of symbols in such a way as to help a listener elicit from his own mind a meaning or response similar to that intended by communicator”.

B.     Komunikasi organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Gambar di atas ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus-putus

melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubungan-hubungan

itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

C.     Proses Komunikasi Organisasi

1.      Komunikasi Internal

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan,

dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan

vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]

[lihat skema Internal Audience]

Dua dimensi komunikasi internal:

a)      Komunikasi vertikal : Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

" Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]

" Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat contoh skema]

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan].

b)       Komunikasi horisontal

Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.

Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

c)      Komunikasi Diagonal

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

2.      Komunikasi Ekternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience].

v  Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau

majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll

v  " Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

To meet the challenge in the workplace today requires.

Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

# Service Focused ! berpikir pada pelayanan

# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan

# Facilitative [media saluran/pendukung]

# Forward Thinking ! berpikir kedepan

# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

D.     Cara Pimpinan Berkomunikasi

Pimpinan berkomunikasi dalam beberapa cara berikut : menyampaikan,menjual,berperan-serta,mendelegasikan,mendengar,memberikan dan menerima umpan balik.

v  Menyampaikan,menjual,berperan-serta,dan mendelegasikan

Hersey dan Blanchard (1977) menggunakan teori kepemimpinan situasional untuk menggolomhkan dan menjelaskan kata kerja aktif dari tiap bentuk perilaku pemimpin.

v  Mendengar

Mendengar membutuhkan kemampuan untuk menyesuekan diri dengan orang lain,lingkungan dan mengartikan pesan yang terkatakan dan tidak terkatakan( La Monica 1979),Davis(1981) menyatakan bahwa mendengar (hear) menggunakan telinga tetapi mendengarkan (listen) adalah proses pemikiran.

v  Memberi dan Menerima umpan balik

Wang dan Hawkins (1980) menyatakan bahwa komunikasi yang efektif membutuhkan umpan balik.Tujuan umpan balik adalah meningkatkan pengertian bersama tentang perilaku,perasaan dan motivasi,memfasilitasi pengembangan hubungan yang saling percaya dan terbuka di antara manusia dan memberikan informasi tentang efek perilaku seseorang pada orang lain(La Monica 1979).

E.      Hambatan Komunikasi

                             I.            " Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.

Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,jenis hambatan teknis dari komunikasi :

# Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

# Kurangnya informasi atau penjelasan

# Kurangnya ketrampilan membaca

# Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

                           II.            " Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

                        III.            " Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.

Menurut Cruden dan Sherman :

# Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,

perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

# Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi

Organisasi

Daftar Pustaka

1)Arwani.(2003).Komunikasi dalam keperawatan.EGC.Jakarta

2)Pace R. Wayne and Faules, Don F, Komunikasi Organisasi, ROSDA, Bandung 2000

3) Uchjana Effendi, Onong., Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya,Bandung 1992

4)Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta.1985