KOMINIKASI DALAM ORGANISASI

nama : Heni Ardyagarini
Kelas : 2C
NIM : A01001415 

A.    Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

1.      Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.

2.      Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan

B.     Unit komunikasi

1.      Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang.

2.      Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] .

3.      Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tsb

C.     PROSES ORGANISASI KOMUNIKASI

1.      Komunikasi Internal

a.       Komunikasi Vertikal

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari  staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

" Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]

CO : SURAT  KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPLUBIK INDONESIA KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA WILIYAH VI UNTUK PIMPINAN PTS (terlampir) DI LINGKUNGAN KOPERTIS WILAYAH VI JAWA TENGAH

" Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan

CO : MAHASISWA MENYERAHKAN LAPORAN PROPOSAL KE DOSENYA UNTUK MENGAJUKAN DANA

b.      Komunikasi Horizontal

komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! Employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip

c.       Komunikasi Diagonal

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain

2.      Komunikasi Eksternal

a.       " Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif

1)      Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau

2)      majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.

b.      " Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

c.       Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

d.      Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

1)      # Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

2)      # Service Focused ! berpikir pada pelayanan

3)      # Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan

4)      # Facilitative [media saluran/pendukung]

5)      # Forward Thinking ! berpikir kedepan

6)      # Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

7)      # Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

3.      Efektivitas komunikasi dlm organisasi dipengaruhi oleh bbrp faktor :

a.       Saluran komunikasi formal (SKF)

SKF mempengaruhi efektifitas komunikasi dg 2 cara :

1)      Liputan sal. Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi

ex. Komunikasi  efektif sulit dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar

2)      SKF dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi

ex. Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tdk selalu langsung pada manager/direktur

b.      Struktur wewenang organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dlm organisasi akan menentukan pihak2 yang berkomunikasi dg seseorang serta isi & ketepatan komunikasi

c.       SPESIALISASI JABATAN

Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama

Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat

d.      PEMILIKAN INFORMASI

1)      Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan ttg pekerjaan mereka

Ex. Kepala bidang perawatan, kepala tata usaha

e.       KOMUNIKASI DALAM TEA

U/ mendorong tjdnya komunikasi, pemimpin tim harus memperhatikan prinsip2 berikut :

1)      Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan2 mereka dan harus disorong bertindak spt itu

2)      Pesan baik lisan/tertulis harus jelas, bahasa mudah dimengerti

3)      Komunikasi dpt berjalan bila antara komunikator dan komunikan terjadi hub yg baik

4)      Perbedaan pendapat harus diarahkan pada hal yg konstruktif