KOMUNIKASI ORGANISASI

Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

v  Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.

v  Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan

v  Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tsb.

Proses Komunikasi Organisasi

v  Komunikasi Internal

Tiga Dimensi komunikasi internal :

ú  Komunikasi Vertikal adalah Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari  staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

Downward Communication komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

Upward communication dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

ú  Komunikasi Horizontal

Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.

ú  Komunikasi Diagonal (Cross Comunication)

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

v  Komunikasi Eksternal

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak, bersifat informative.

ü  Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll

Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

ü  To meet the challenge in the workplace today requires.

Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

§  Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

§  Service Focused (berpikir pada pelayanan )

§  Customer Commited (mempunyai komitmen pd pelanggan )

§  Facilitative [media saluran/pendukung]

§  Forward Thinking (berpikir kedepan )

§  Value Added [nilai tambah selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

§  Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

Efektivitas komunikasi dlm organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor :

1. Saluran komunikasi formal

SKF mempengaruhi efektifitas komunikasi dg 2 cara :

Ø  Liputan sal. Formal makin melebar sesuai dengan tumbang organisasi

Contoh: Komunikasi  efektif sulit dicapai dalam organisasi yang besar dan cabang-cabangnya menyebar.

Ø  SKF dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi

Contoh: Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tidak selalu langsung pada manager/direktur

2. Struktur organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi & ketepatan komunikasi.

3. Spesialisasi jabatan

Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama

Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat

4. Pemilikan informasi

Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan mereka.

Contoh: Kepala bidang perawatan, kepala tata usaha

Komunikasi Dalam Tim

Untuk mendorong terjadinya komunikasi, pemimpin tim harus memperhatikan prinsip2 berikut :

• Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan-pandangan mereka dan harus disorong bertindak seperti itu.
• Pesan baik lisan/tertulis harus jelas, bahasa mudah dimengerti
• Komunikasi dapat berjalan bila antara komunikator dan komunikan terjadi hubungan yg baik
• Perbedaan pendapat harus diarahkan pada hal yang konstruktif