Komunikasi Organisasi

Winda Febrianti

KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu sistem didefinisikan oleh Pool (1973) sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih”. Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang dan hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan (posisi-posisi) . Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Seperangkat perilaku peranan orang dalam berkomunikasi: orang yang berkomunikasi dapat menciptakan dan yang lain dapat menafsirkan maksud atau arti dalam sebuah pesan tersebut, seseorang yang berkomunikasi dapat saling mempertunjukkan ekpresi wajah ataupun tingkah laku saat berkomunikasi,dan orang yang berkomunikasi dapat menyampaikan pesan dan yang lain dapat menerima pesan tersebut.   Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.  Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a)   Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b)  Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c)  Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d)    Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.  Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak

    dapat diselesaikan oleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal / Lateral communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.  Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a)  Memperbaiki koordinasi tugas

b)  Upaya pemecahan masalah

c)  Saling berbagi informasi

d)  Upaya pemecahan konflik

e)  Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses Komunikasi Organisasi

1.      Komunikasi Internal meliputi :

a.    Komunikasi Vertikal adalah komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari  staf ke pimpinan dengan cara timbal balik (two way traffic communication).

" Downward Communication” :  komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat.

" Upward communication “ : dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dan lain-lain kepada pimpinan.

b.    Komunikasi Horizontal adalah komunikasi mendatar antara anggota staf dengan anggota staf yang lain bersifat tidak formal. Contoh : gossip, grapevine, employee relation dan sering timbul rumor.

c.   Komunikasi Diagonal adalah komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

2.  Komunikasi Eksternal adalah komunikasi dari organisasi kepada khalayak ataupun dari khalayak kepada organisasi dan bersifat informatif. Contoh : majalah, brosur, poster, konferensi pers, dll.

Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis 

To meet the challenge in the workplace today requires.

       Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

1.      Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

2.      Service Focused : berpikir pada pelayanan

3.      Customer Commited : mempunyai komitmen pada pelanggan

4.      Facilitative (media saluran/pendukung)

5.      Forward Thinking :berpikir kedepan

6.      Value Added (nilai tambah yaitu selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi)

7.       Team Driven (serba tim) and leaders (mampu tampil sebagai pemimpin)

Efektivitas komunikasi dalam organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor :

1.   Saluran komunikasi formal : liputan saluran formal makin melebar sesuai dengan tumbang organisasi. Contoh:  komunikasi  efektif sulit dicapai dalam organisasi yg besar dan cabang-cabangnya yang menyebar .

2.  Struktur wewenang organisasi : perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan  seseorang serta isi & ketepatan komunikasi.

3.  Spesialisasi jabatan : para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama.

4.    Pemilikan informasi : Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan mereka. Contoh : kepala bidang perawatan, kepala tata usaha.

Komunikasi dalam tim mempunyai prinsip-prinsip sebagai berikut :

a.   Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan-pandangan mereka dan harus disorong bertindak seperti itu.

b.       Pesan baik lisan/tertulis harus jelas, bahasa mudah dimengerti.

c.       Komunikasi dapat berjalan bila antara komunikator dan komunikan terjadi hubungan yg baik.

d.      Perbedaan pendapat harus diarahkan pada hal yang konstruktif.