KOMUNIKASI ORGANISASI

Alvian nurcahya

Pengantar

Komunikasi ada di mana-mana, di rumah, dikampus, di Mesjid, di Kantor dan sebagainya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian (Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa tiga perempat (70%) waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi – membaca, menulis dan mendengar an (We spend an estimated three-fourths of our waking hours in some form of communications-reading, writing, speaking and listening) Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.

Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi syarat seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers (1969:180) mengatakan “Leadership is Communication. Kemampuan berkomunikasi akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pemimpin (leader) memiliki pengikut (flower) guna meralisir gagasannya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain. Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi.

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7).

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan utama mengapa manajemen itu dibutuhkan. Pertama : Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi; kedua : 2 Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. Ketiga : Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1.      Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2.      Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3.      Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Definisi fungsional komunikasi organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putusputus

melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan

itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin

berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

Gambar 1.1 Sistem Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu

jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah

komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi

menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

Unit komunikasi

Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu

berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah

hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah

hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi

organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,

menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama

jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan

keadaan orang tsb.

Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita

menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :

1.       Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan (to display menurut Random House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan).

2.      Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan (to intepret : menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu)

Gambar 1.2 melukiskan kedua proses ini dengan membagi orang yang berperilaku tsb dengan

garis bergerigi.

Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda menciptakan pertunjukkan bagi

diri anda sendiri. Anda menempatkan diri anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa anda

pikirkan mengenai diri anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri anda

sendiri dalam suatru posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda,

perhiasan, dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada orang lain. Ada aksioma komunikasi yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak

berkomunikasi [A person cannot not communicate]” [Smith and Williamson,

1977, hlm. 61].

Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang anda

tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang merepresentasikan anda. Anda

adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada

kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang

mengunjunginya

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan,

dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan

vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]

[lihat skema Internal Audience]

Dua dimensi komunikasi internal :

A.      Komunikasi Vertikal, Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

1.      Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah.

Contoh: pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]

2.      Upward communication ! dari bawah ke atas.

Contoh: staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat contoh skema]

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan].Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung, kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi.

Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di luar organisasi

Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya

dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di

luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]

1.      Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]

a.        Peranan Tokoh [figurhead role]

b.       Peranan Pemimpin [leader role]

c.        Peranan Penghubung [liaison role]

2.      Peranan Informasional [Informational Role]

a.        Peranan Monitor [monitor role]

b.       Peranan Penyebar [disseminator role]

c.        Peranan Jurubicara [spokesman role]

3.      Peranan Memutuskan [Decisional Role]

a.       Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]

b.      Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]

c.       Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]

d.      Peranan Perunding [negotiator role]

MODEL PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI

JOHARI'S WINDOW

I OPEN AREA Known by ourselves and known by others	II Diketahui orang lain   BLIND AREA [blindspot] Known by others, not known by ourselves
III HIDDEN AREA [tedeng aling-aling/ facade] Known by ourselves but not known by others	IV Tidak diketahui orang lain   UNKNOW AREA [tidak diketahui] Not known by ourselves and not know by others

B.      Komunikasi Horisontal, komunikasi mendatar, antara anggota staf

dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.

Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip

C.        Komunikasi Diagonal [Cross Communication]

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar

organisasi. [lihat skema ekternal audience]

·      Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informative Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll

·      Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

To meet the challenge in the workplace today requires.

Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

a.        Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

b.      Service Focused ! berpikir pada pelayanan

c.       Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan

d.      Facilitative [media saluran/pendukung]

e.       Forward Thinking ! berpikir kedepan

f.        Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

g.       Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

Efektivitas komunikasi dlm organisasi dipengaruhi oleh bbrp faktor :

1.      Saluran komunikasi formal (SKF)

SKF mempengaruhi efektifitas komunikasi dengan cara :

Liputan sal. Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi

            ex. Komunikasi  efektif sulit dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar

SKF dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi

            ex. Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tdk selalu langsung pada manager/direktur

2.      Struktur wewenang organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dlm organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi & ketepatan komunikasi

3.      Spesialisasi jabatan

Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama

Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat

Komunikasi dalam tim

Untuk  mendorong terjadinya komunikasi, pemimpin tim harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan-pandangan mereka dan harus disorong bertindak seperti itu.

Referensi :

1) Pace R. Wayne and Faules, Don F, Komunikasi Organisasi, ROSDA, Bandung 2000

2) Uchjana Effendi, Onong., Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung1992

3) Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta

1985