Konsep berubah dalam Manajemen

KONSEP BERUBAH DALAM MANAJEMEN

A.    Faktor Pendorong Perubahan

1.      Lingkungan Eksternal

Meliputi : tingkat persaingan, politik, ekonomi, kekuatan global, demografik, sosial, teknologi, konsumen

2. Lingkungan Internal

Meliputi : silus kehidupan produk, pergantian pimpinan, ketersediaan sumber daya internal, konflik

B.     Penolakan Terhadap Perubahan (Robbins), yaitu :

1.      Penolakan Individual: kebiasaan, kepastian, ekonomi, perasaan takut terhadap hal hal yang tidak diketahui, pemrosesan informasi secara selektif.

2.      Penolakan Organisasi: inersia struktural, fokus perubahan yang terbatas, inertia kelompok, ancaman bagi ekspertis, ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang sdh mapan dan alokasi sumber daya yang ada

C.     Teori Perubahan, menurut :

1.      Theory E. (An Economic Approach) perubahan cepat dan dramatik meningkatkan shareholder value seperti cost cutting, downsizing, asset sales

2.      Theory O. (An Organizational Capabilities Approach). Penciptaan kinerja tinggi melalui kekuatan budaya dan kapabilitas karyawan, seperti tingkat partisipasi karyawan tinggi, struktur organisasi flat

D.    Proses perubahan (Lewin)

1.      Pertama, mencairkan: mengurangi kekuatan untuk mengurangi status quo, menciptakan kebutuhan akan perubahan, meminimalisasi tantangan terhadap perubahan seperti memberikan masalah proaktif – orang butuh berubah

2.      Kedua, memindahkan: mengembangkan perilaku, nilai dan sikap yang baru

3.      Ketiga, membekukan kembali: memperkuat, mengevaluasi, membuat modifikasi konstruktif

E.     Konsep perubahan

1.      First order change : berlangsung terus menerus & bukan perubahan besar bagi keseluruhan organisasi

2. Second order change: perubahan radikal semua organisasi

F.      Karakteristik agen perubahan (Wireman, 1998)

1.      Kreatifitas – visi mendorong adanya pemikiran masa depan

2.      Keteguhan hati – mengakui apa yang terjadi di masa lalu & mampu melihat perbedaannya

3.      Visibilitas – kemampuan untuk melihat & memberikan dukungan terhadap ide & tindakan seseorang

4.      Ketekunan – kesabaran & kamantapan usaha yang dibutuhkan untuk mencapai hasil

5.      Dorongan motivasi – tidak pernah mundur & menyerah apa yang telah dilakukan & selalu mendorong pada peluang ke depan

G.    Skills for Agent of Change

1.      Interpersonal communication skills example listening, emphaty

2.      Theory based problem solving capabilities example have knowledge about theory, method, and capability to adjust them with organization reality

3.      Educational skills

4.      Self awareness: understand need and motivate of people

H.    Kegagalan Perubahan

1.      Manajer tidak menguasai prinsip manajemen perubahan

2.      Manajer tergoda pada “solusi mudah” dan “perbaikan cepat”

3.      Manajer tidak menganggap penting aspek budaya dan kepemimpinan dalam perubahan

4.      Manajer mengabaikan aspek manusia dalam mengelola perubahan

I.       Resistensi terhadap perubahan

1.      Ketakutan karena ketidakpastian

2.      Mengganggu kebiasaan

3.      Faktor ekonomi

4.      Takut mengalami kegagalan

5.      Beban kerja berlebihan

6.      Hilangnya status atau keamanan kerja

7.      Tidak memahami manfaat perubahan

8.      Menimbulkan ketidak puasan

9.      Menggoyang kemapanan

10.  Membongkar ketidak beresan

11.  Membawa resiko kerugian

12.  Mengundang kerawanan baru

13.  Menyakitkan perasaan

14.  Menghilangkan keuntungan

15.  Mengancam kekuasaan

16.  Menghancurkan kesepakatan

10 langkah praktik perubahan

1.      Membuat perasaan genting

2.      Menggerakan komitmen melalui diagnosis bersama atas permasalahan

3.      Membuat sebuah koalisi

4.      Mengembangkan sebuah visi bersama

5.      Komunikasikan visi: cara-sederhanakan, gunakan berbagai forum, pengulangan, dan keteladanan

6.      Bantulah karyawan untuk membuat perubahan

7.      Buatlah kemenangan jangka pendek- produk baru

8.      Konsolidasikan yang didapat dan hasilkan lebih banyak perubahan

9.      Tentukan cara baru dalam melakukan segala hal dalam budaya perusahaan

10.  Kontrollah kemajuannya & sesuaikan visi saat diperlukan

J.       Bagaimana SDM menciptakan budaya partisipasi & keterlibatan karyawan

1. Berikan pendidikan tentang rencana bisnis kepada semua karyawan
2. Berikan cukup waktu, perencanaan & sumberdaya saat transisi & keterlibatan karyawan
3. Libatkan serikat pekerja bila ada
4. Libatkan karyawan dalam merencanakan & menerapkan sistem operasional baru & dalam memilih pemasok
5. Berikan pelatihan dalam menggunakan teknologi baru
6. Jalin hubungan komunikasi antara karyawan – pemasok
7. Libatkan karyawan dalam menilai efek dari teknologi baru pada kesehatan & keamanan mereka
8. Gunakan IT

Cara merubah budaya perusahaan

1.      Jelaskan kepada karyawan anda tentang apa yang anda perhatikan, ukur, dan kendalikan

2.      Berikan reaksi yang tepat terhadap kejadian kritis dan krisis organisasi

3.      Buatlah keteladanan, ajarkan, dan bimbinglah nilai nilai yang ingin anda tekankan

4.      Komunikasikan prioritas anda dengan cara mengalokasikan penghargaan dan status.

5.      Buat prosedur dan kriteria SDM anda secara konsisten dengan nilai yang anda pegang

K.    Solusi atas penolakan perubahan

1.      Komunikasi

2.      Partisipasi

3.      Jaminan

4.      Alasan yang tepat / kepastian

5.      Negosiasi

6.      Reward

7.      Penggunaan kekuatan

L.     Reactions to Change

1.      The rank and file

a.       Conservers: disiplin dan terorganisasi; kecenderungan perubahan mempertahankan struktur saat ini; senang dengan prediksi; mungkin cenderung terhadap inflexible; fokus pada rincian dan rutin; dan praktek yang stabil

b.      Pragmatists: praktikal, agreeable and flexible; lebih fokus pada hasil; operasionalnya sebagai mediator dan katalisator; keterbukaan pada argumen; pendekatan lebih pada level menengah; dan lebih pada orientasi tim.

c.       Originators: cenderung tidak disiplin, tidak terorgaisasi, spontan; senang resiko dan ketidakpastian; sebagai visioner dan sistematis dalam berpikir

2.      The resisters

a.       Selalu mencoba menjawab pertanyaan” Where and how will change create pain or loss in the organization

b.      Mengidentifikasi orang yang kehilangan sesuatu dan mencoba mengantisipasi bagaimana mereka akan meresponnya

c.       Komunikasikan kenapa potensi penolak perubahan

d.      Membantu resisters menemukan peran baru

e.       Mengingat bahwa kebanyakan orang menolak perubahan karena kehilangan kontrol

3. The change agents

a.       Mengartikulasikan kebutuhan perubahan

b.      Orang harus menerima messenger sebelum mereka menerima pesan

c.       Melihat dan mendiagnosa masalah dari perspektif audien

d.      Memotivasi orang untuk berubah

e.       Bekerja melalui orang lain dengan menterjemahkan kedalam tindakan

f.       Mengadopsi inovasi

g.      Mempercepat perubahan perilaku sendiri

M.   Stages in Reaction to Change

1.      Shock: unsafe, unable to act, much less take risks, productivity drops

1. Perubahan proses kerja melalui melihat peluang untuk peningkatan
2. Memberikan karyawan kesepakatan waktu untuk belajar sesuatu yang baru dan sepakat dengan situasi baru
3. Menggunakan tujuan yang ketat dan usaha yang kuat
4. Turun ke bawah

2.      Defensive retreat: angry

a.       Menjaga agar retreater berada pada tim

b.      Menyediakan tempat untuk konseling/jalan keluar

3.      Acknowledgment

a.       Menanyakan “how do you feel about this”?

b.      Membangun kekompakan kelompak pada tahap sebelumnya

c.       Membantu orang mencoba sesuatu yang baru – mengambil beberapa resiko. “What could we do about this”?

4.      Acceptance and adaptations

1. Menjaga pekerjaan berada kelompok yang dinamis
2. Mencoba memahami apa yang dibutuhkan tiap orang.
3. Menggerakan fokus dari perasaan ke tindakan
4. Menyediakan “outplace” individu yang tidak bisa fit pada situasi baru